Prozess beschleunigt - Eine integrierte Unternehmenssoftware sorgt für Effizienzsteigerung
Auch für Entsorgungs- und Recyclingunternehmen wird es immer wichtiger, Arbeitsabläufe zu straffen und Ressourcen optimal einzusetzen. Moderne EDV-Systeme unterstützen Unternehmen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen.
Um 11.04 Uhr gibt ein Sachbearbeiter nach Kontrolle der Daten den Auftrag zur Fakturierung frei. Nach der Mittagspause erzeugt die Buchhaltung aus allen freigegebenen Aufträgen dieses Tages ungebuchte Rechnungen; um 15.45 Uhr, nach erfolgter Rechnungskontrolle, werden diese Rechnungen im Stapel gebucht. Noch bevor unser Fahrzeug um 16.00 Uhr auf den Hof kommt, sind die Leistungen fakturiert und tragen dazu bei, die Liquidität des Unternehmens zu sichern.
Möglich sind diese kurzen Reaktionszeiten in einer integrierten Unternehmenssoftware, in der alle erforderlichen Daten grundsätzlich nur einmal eingegeben werden und an allen Arbeitsplätzen, an denen sie benötigt werden, sofort zur Verfügung stehen. Es gibt einen durchgängigen Datenfluss von der Auftragserfassung, zur Disposition, zur Waage und schließlich zur Buchhaltung ohne Schnittstellen und Datenbrüche.
Wichtig für das Verständnis der Arbeitsweise dieser Systeme ist die Unterscheidung von Stammdaten und Bewegungsdaten. Typische Stammdaten sind die Daten von Kunden und Lieferanten, Mitarbeitern, Fahrzeugen, Betriebsstätten, Lagerorten oder Abfallarten. Als Stammdaten können aber auch differenzierte Preislisten gepflegt werden. Alle Stammdaten werden in einem integrierten System grundsätzlich nur einmal angelegt. Dennoch können alle Mitarbeiter darauf zugreifen, sofern ihnen die erforderlichen Rechte dies erlauben. Die Pflege der Stammdaten ist eine notwendige Voraussetzung und beschleunigt die Abwicklung von Aufträgen enorm.
So wird aus dem Angebot z.B. durch eine einfache Kopierfunktion ein Vertrag oder ein Auftrag erstellt. Oder der Vertrag ist Kopiervorlage für die immer wiederkehrende Erstellung von Aufträgen. Im Auftrag können direkt alle Prozesse und Kosten dokumentiert werden, die mit der Leistungserbringung verbunden sind: so z.B. der Einsatz von Fahrzeugen und Mitarbeitern, die Gestellung von Containern, die Abfall- oder Wertstoffmengen, Deponiekosten und Mautgebühren etc. Unmittelbar aus dem Auftrag wird per Knopfdruck die Fakturierung angestoßen, die zur Erstellung ungebuchter oder gebuchter Rechnungen führt.
Alle operativ relevanten Adressen wie Rechnungsempfänger, Lieferanschrift, Fahrzeugtyp, Behälterart, Abfallart und ein individuell definierter Preis sind im Beleg vorhanden. Daher können direkt aus dem Auftrag die erforderlichen Begleitpapiere und auch eine Rechnung erzeugt werden.
| Copyright: | © Deutscher Fachverlag (DFV) | |
| Quelle: | November/Dezember 2005 (November 2005) | |
| Seiten: | 0 | |
| Preis inkl. MwSt.: | € 0,00 | |
| Autor: | Dr. Gevert Nörtemann  Dipl.-Ing. Frank Steinwender | |
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