Gestraffte Prozesse - Freier Blick auf Lager und Logistik dank integrierter Unternehmenssoftware

21.10.2006 Mangelnden unternehmerischen Mut kann man der Rostocker Spedition Gustke nicht vorwerfen. 1933 in turbulenten Zeiten gegründet, überlebte der Familienbetrieb den Zweiten Weltkrieg und das DDR-Regime. Nach der Wende blickten die Gustkes optimistisch in die Zukunft und investierten in neue Fahrzeuge und ein größeres Betriebsgelände. Die Zahl der Mitarbeiter stieg seitdem auf 110, wovon 20 im Verwaltungsbereich tätig sind. Die Hauptgeschäftsfelder sind europaweite Ladungs- und Sammelverkehre. "Wer in strukturschwachen Regionen wachsen will, muss auf mehrere Standbeine bauen und die Synergieeffekte nutzen", erklärt Stephan Gustke, Geschäftsführer der Heinrich Gustke Spedition GmbH & Co. KG. Zwei dieser Standbeine sind die Entsorgungslogistik sowie die Zwischenlagerung von Sonderabfällen und Wertstoffen.

Das Geschäft mit den Sonderabfällen stellt hohe Anforderungen an Verwaltung und Logistik, wie Bodo Freist, Leiter Entsorgungslogistik bei der Spedition Heinrich Gustke GmbH & Co. KG, unterstreicht: "Wir müssen dem Staatlichen Amt für Umwelt und Natur jederzeit nachweisen können, welche Abfälle bei uns lagern und wie hoch die Mengen zu bestimmten Zeitpunkten waren." Da derartige Informationen aus der vorhandenen Unternehmenssoftware, eine veraltete MS-DOS-Lösung, nicht zu entnehmen waren, mussten die Mitarbeiter der Spedition mehrere Excel-Tabellen parallel pflegen. Ähnlich war die Situation bei den Zwischenlagerungen. Auch hier griff das Transportunternehmen auf die Tabellenkalkulation zurück.

 

"Ein Arbeitsblatt spiegelte das aktuelle Abbild jeder Lagerhalle wider. Damit wir die aktuellen Lagerstandorte ermitteln konnten, waren farbige Markierungen und ständige manuelle Änderungen erforderlich", erinnert sich Bodo Feist. Die durch Ein-, Um- oder Auslagerungen wechselnden Stellplätzen wurden ebenfalls manuell erfasst. Dafür zahlte die Spedition einen hohen Preis: Mit der Pflege der Übersicht war eine Vollzeitkraft beschäftigt. Hinzu kamen die negativen Nebenwirkungen der zeitaufwendigen Sisyphusarbeit. "Wenn Korrekturen doppelt und dreifach eingegeben werden, steigt das Risiko von Tippfehlern und Nachlässigkeiten", gibt Bodo Freist zu bedenken.

Mitte 2004 entschied man sich für einen Systemwechsel. Gesucht war eine anpassungsfähige Standardsoftware, die nicht nur die Logistik, sondern auch den Bereich der Entsorgungswirtschaft vollständig abdeckt. Das Transportunternehmen entschied sich für Microsoft Dynamics NAV und die Branchenlösung enwis). Den Zuschlag für die Implementierung erhielt der Microsoft-Partner mse GmbH Fischer & Madlener aus Halle/Saale. "Bei allen anderen Anwendungen hätten wir mit viel Aufwand die Entsorgungsfunktionen hinzufügen müssen. enwis) und Dynamics NAV waren hingegen auf unsere Anforderungen ausgerichtet", begründet Stephan Gustke die Entscheidung. Der Startschuss für die Implementierung fiel im September 2004 - mit einem denkbar schmalen Budget. "15 Manntage mussten ausreichen. Deshalb haben wir die Vorbereitung der Daten und die Strukturierung der Prozesse selbst übernommen", verrät Bodo Freist die Strategie. Der Coup gelang: Pünktlich zum Jahreswechsel wurde das Projekt innerhalb des gesetzten Kostenrahmens umgesetzt.

Stand bei der Einführung noch die Entsorgungswirtschaft im Vordergrund, gelang es dem Projektteam in einem Folgeprojekt, das Lagergeschäft zu optimieren und in Microsoft Dynamics NAV einzugliedern. "Unsere Aufgabe bestand darin, die verschiedenen Standardkomponenten so zu verbinden, dass eine durchgängige Lösung entsteht - ohne Medienbrüche und Doppelerfassungen", bringt Matthias Flegel, Mitglied der Geschäftsleitung bei der mse GmbH Fischer & Madlener, die Anforderungen auf den Punkt. Neben der Prozesseffizienz spielten die steigenden Kundenwünsche eine große Rolle bei der Programmerweiterung, wie Bodo Freist betont: "Die Unternehmen erwarten von uns, dass wir den Überblick über Umlagerungen und Auslieferungen haben. Wir müssen deshalb wissen, wo die Ware steht oder wann sie an wen ausgeliefert wurde." Fragen, die das Unternehmen bis dato nur nach langwierigen Recherchen beantworten konnte. Besonders problematisch ist dabei die unterschiedliche Qualität der eingelagerten Produkte. Jede Einheit ist damit wie ein Unikat zu behandeln.

Die missliche Situation änderte sich mit der Übernahme der Lagerverwaltung in Microsoft Dynamics NAV: Heute werden Lieferscheine von den jeweiligen Auftraggebern elektronisch übermittelt. Sie stehen sowohl in der Unternehmenslösung als auch auf den mobilen Datenerfassungsgeräten, die von der Spedition im Lager eingesetzt werden, unmittelbar zur Verfügung. Jeder angelieferte Artikel wird vor der Einlagerung mit einer eindeutigen Identifizierungsnummer gekennzeichnet. "Die Ident-Nummer ist sozusagen der Personalausweis. Anhand dieser Nummer können wir erkennen, wann die Ware geliefert wurde und welche Qualität sie hat", unterstreicht Bodo Freist. Jede Bewegung - egal ob es sich um eine Umlagerung oder den endgültigen Versand handelt - wird mithilfe von Barcodes registriert. Manuelle Aufzeichnungen sind damit nicht mehr erforderlich. Das entlastet nicht nur die Mitarbeiter in der Logistik, sondern vereinfacht gleichzeitig die Disposition. Sämtliche Lagertransaktionen fließen automatisch in eine grafische Übersicht zu den einzelnen Lagerhallen ein. Die Disponenten erkennen auf einen Blick, welche Stellplätze frei sind und wo sich zur Auslagerung vorgemerkte Ware befindet. Eine Transparenz, die Bodo Feist zu schätzen weiß: "Früher mussten wir mühsam jede Zeile farbig markieren, um eine Übersicht über die Lagersituation zu bekommen. Heute genügt ein Knopfdruck." Auch den kaufmännischen Part des Lagergeschäfts übernimmt Microsoft Dynamics NAV im Alleingang: Das Lagergeld und die Handlingpauschale werden auf Basis hinterlegter Regeln und Sätze den Kunden automatisch in Rechnung gestellt. Von einem nützlichen Nebeneffekt profitiert die Spedition Gustke im Hinblick auf Entsorgungslogistik. "Die Lagerverwaltung erkennt selbstständig, ob es sich beim Lagergut um Abfälle handelt. Die Mengen werden dann automatisch in das Betriebstagebuch der Branchenlösung enwis) übernommen", erläutert Bodo Freist. Auf diese Weise bleibt das Transportunternehmen gegenüber den Überwachungsbehörden stets auskunftsbereit.

Mit Unterstützung der mse und Microsoft Dynamics NAV gelang es der Spedition, ihre Geschäftsprozesse zu straffen und zu automatisieren. "Allein der Datenaustausch bei der Entsorgungslogistik bringt uns eine Zeitersparnis von rund 75 Prozent", freut sich Bodo Freist. Schließlich entfielen redundante Parallelrechnungen und Doppeleingaben. Gleiches gilt für das Lagergeschäft. Auch hier konnte das Transportunternehmen den Personalaufwand deutlich absenken und latente Fehlerquellen schließen. "Damit können wir unseren Kunden ein qualitativ hochwertiges Lagermanagement anbieten. Da wir den Lebenslauf jedes einzelnen Artikels von der Anlieferung bis zur Auslagerung transparent aufrufen können, lassen sich Anfragen auch rückwirkend schnell beantworten", unterstreicht Stephan Gustke. Einen großen Sprung nach vorne machte zudem das Berichtswesen. "Die Berichte für die Behörden stehen uns beispielsweise per Knopfdruck zur Verfügung. Was aber noch wichtiger ist: Wir können mit wenigen Handgriffen neue Reports aufbauen und damit zeitnah Managemententscheidungen unterstützen", verweist Geschäftsführer Gustke auf die erhöhte Datentransparenz. Für ihn hat Microsoft Dynamics NAV vor allem eine strategische Bedeutung. Die Tatsache, dass sich neue Anforderungen wie das Lagermanagement problemlos ergänzen ließen, bedeute ein wichtiges Stück Sicherheit. Schließlich sei man damit gerade im Hinblick auf neue Akquisitionen bestens aufgestellt. Kein Wunder, dass sich weitere Projekte bereits am Horizont abzeichnen: Denkbar wären beispielsweise die Einführung des CRM-Moduls für die Kundenbetreuung oder die Integration einer Dokumentenmanagementsoftware.

 

Zusatzinformation

Einst...
Bislang arbeitete das Transportunternehmen im Entsorgungsbereich mit einer veralteten MS-DOS-Lösung. Lückenhafte Geschäftsprozesse zwangen dabei zu aufwändigen Nebenrechnungen. Die Verwaltung und Disposition der Zwischenlager erledigte die Spedition Gustke mit Microsoft Excel - was einen hohen personellen Aufwand nach sich zog.

...und jetzt
Die Spedition Gustke entschied sich für die Einführung von Microsoft Dynamics NAV. Die speziellen Funktionen für die Entsorgungslogistik stellt die Branchenlösung enwis) bereit. Im Bereich des Lagermanagements erleichtert ein grafisches Dispositionsmodul vom Microsoft-Partner mse die Auftragsabwicklung. Die Lieferscheindaten werden dabei auf elektronischem Weg übermittelt.

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Unternehmen, Behörden + Verbände: Heinrich Gustke Spediotion GmbH & Co. KG, mse GmbH Fischer & Madlener

Autorenhinweis: Björn Lorenz