Dynamisch flexibel, effizient - Strategisches Management von 'Human Resources'
Modernes Personal-Management kommt ohne intelligente und vernetzte Informations-Technologie nicht mehr aus. Erst recht nicht, wenn es - wie bei Cleanaway Deutschland - europaweit über 3.500 Mitarbeiter strategisch steuern und verwalten soll. Deshalb baut der Entsorgungskonzern an einem neuen IT-Fundament, gründend auf dem ,Business Information Warehouse' aus dem Hause SAP.
20.10.2006 Als sich der Bedarf nach einem neuen Bericht-System für das strategische Personal-Management abzeichnete, gehörte der Entsorgungsdienstler Cleanaway noch zum britischen Brambles-Konzern. Von diesem kamen damals neue Anforderungen in punkto Kennzahlen für das Management von Human Resources (HR), die mit der bis dahin genutzten Lösung nur zeitaufwändig erfüllt werden konnten. Denn für den HR-Bereich gab es noch keine einheitliche Lösung.

Bei dem damaligen System wurden die Kennzahlen der Cleanaway-Gesellschaften buchstäblich zusammen getragen. Die Sachbearbeiter der HR-Abteilung mussten die Zahlen telefonisch anfordern. Wenn diese Daten per Excel-Dateien oder aus anderen Quellen eintrafen, wurden sie in Excel eingepflegt und in monatlichen Reports an die Geschäftsführung weiter geleitet. Zwar war das bestehende HR-System des Unternehmens, ein Produkt des badischen Software-Hauses SAP, in die Generierung der Kennzahlen eingebunden - jedoch nur für die deutschen Gesellschaften, die SAP nutzten. Außerdem konnten damit nicht die umfassenden Abfragen getätigt werden, die benötigt wurden. Bei diesem Prozedere traten die Schwachstellen klar zu Tage: Es gab weder ein automatisiertes HR-Reporting noch wurde das gesamte Unternehmen abgebildet.

Gemeinsam mit dem Beratungshaus Treorbis (Hamburg), mit dem Cleanaway bereits seit 1999 eine vertrauensvolle und erfolgreiche Zusammenarbeit unterhält, wurde daher ein Projekt zur Einführung eines SAP Business Information Warehouse (SAP BW) aufgesetzt, das auch unter der neuen Muttergesellschaft -seit April 2006 die Sulo-Gruppe (Herford) - umgesetzt wird. Das BW-Paket ist eine Kern-Komponente von SAP NetWeaver und gliedert sich in die Teilbereiche Data Warehousing, Business Intelligence (BI) Platform und die BI-Suite Business Explorer.

Während das Data Warehousing Funktionen wie Integration und Transformation sowie die Bereitstellung der Daten zur Analyse ermöglicht, bietet die BI-Platform die technologische Infrastruktur und analytische Technologien und Funktionen. Der Business Explorer (BEx) liefert flexible Reporting- und Analyse-Werkzeuge zur strategischen Auswertung, zum operationalen Berichtswesen und zur Entscheidungsunterstützung.

Projektziel bei Cleanaway war, ein organisationsweit einheitliches Werkzeug für das Personal-Controlling, das Berichtswesen HR und die Steuerung der Personalprozesse zu schaffen. Angesiedelt ist es in der Deutschland-Zentrale von Cleanaway in Hamburg. Von hier wird das HR-Reporting für die rund 3.000 Mitarbeiter in der Bundesrepublik und für zusätzlich rund 500 Beschäftigte des Unternehmens im europäischen Ausland bewältigt.

Im Februar 2005 startete die erste Phase des Projekts zur Implementierung des SAP BW. Treorbis betreute Cleanaway bei allen Projektschritten: angefangen bei der Projektplanung und dem Aufbau der Datenstrukturen, über die Entwicklung der Extrakoren und ETL-Prozesse (= Extraktions-, Transformations- und Ladeprozesse) bis zur Realisierung der Berichte und Queries (Abfragen).

In der ersten Projektphase ging es darum, die Ermittlung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen für den HR-Bereich als Funktionalität des SAP BW einzurichten. Die vom Management des damaligen Mutterkonzerns vorrangig benötigten Kennzahlen wurden zuerst abgebildet: Personalbestand und FTE's (= Full Time Equivalent: die volle Arbeitszeit eines Mitarbeiters entspricht einer FTE).
Daraufhin wurden die Fluktuationsquoten, damit einhergehende Maßnahmen und die Personalzeiten sowie die Krankheitsquoten als Kennzahlen abgebildet. All diese Kenngrößen wurden bis zum ersten Juli 2005 im neuen SAP BW abgebildet, wobei der größte Teil dieser Abbildung durch den Transfer der Daten von SAP HR über Schnittstellen ins neue System erfolgte.

Im SAP BW werden die Kennzahlen aufbereitet, indem so genannte "Infocubes" mit bestimmten Daten darin (z.B. zu einem Mitarbeiter) erstellt werden. Infocubes sind Datenwürfel mit SAP-modulübergreifenden Daten sowie Daten aus externen Systemen. Zu diesen Datenwürfeln werden Sichtweisen entwickelt, um die darin enthaltenen Daten zu betrachten und auszuwerten. Auf dieser Basis können die gewünschten Abfragen zu den Kennzahlen getätigt werden.

Die Schnittstellen zwischen altem und neuem System wurden in der ersten Projektphase hauptsächlich von Treorbis entwickelt, wobei das Beratungshaus sein Know-how an das Entwicklungsteam der Cleanaway weiter gab. Jens Schütt, Application Manager SAP bei Cleanaway: "Mit dem SAP BW verfügen wir über ein lebendes System für unser HR-Reporting, wir entwickeln es ständig weiter. Neben der Auswertung von Kennzahlen werden in Kürze auch andere Funktionalitäten für unser Unternehmen zum Tragen kommen."

Direkter Anwenderkreis ist die HR-Abteilung - hier werden die Personal-Stammdaten ins SAP HR eingepflegt, die daraufhin automatisch an SAP BW weiter geleitet werden. Hier werden die Abfragen für bestimmte Kennzahlen sozusagen auf Knopfdruck automatisch aufbereite.

Die Abfragen werden zudem über Modulgrenzen hinweg miteinander verknüpft. Schütt: "Im SAP HR kann man zum Beispiel im Hinblick auf die Abrechnung nur Ergebnisse auswerten. Will man diesen Bereich aber mit Anwesenheitszeiten verknüpfen, so ist dies nur umständlich möglich. Denn man muss zwei Abfragen erzeugen, diese über Excel verbinden und kann dann erst auswerten. Im SAP BW hingegen werden die Daten komplett geladen. Deshalb kann man in einer Abfrage die zwei genannten Bereiche koppeln, so dass man aus verschiedenen Blickwinkeln Zahlen zusammen führen und auswerten kann. Alle Kennzahlen sind miteinander automatisch verknüpf- und auswertbar."

Unter Einsatz des Informationssystems sendet die HR-Abteilung Monatsreports über die wichtigsten Kennzahlen zunächst an die Cleanaway-Geschäftsführung, die sie dann an das Sulo-Management weiter gibt. Eine flexible Anpassung der Kennzahlenprofile an neue Bedürfnisse der Unternehmens- oder Konzernleitung ist zeitnah möglich.

Auch die Einbeziehung von Informationen aus nicht mit SAP bestückten Gesellschaften und aus anderen europäischen Gesellschaften von Cleanaway wurde vereinfacht. Diese senden nun optimierte Excel-Dateien mit Personalstamm-Informationen, Abrechnungsergebnissen und Fehlzeiten an den Standort in Hamburg. Verbessert wurden diese Excel-Dateien insofern, als dass die Zahlen daraus direkt ins SAP BW eingelesen werden können. Dadurch stehen sie den HR-Mitarbeitern auf Knopfdruck zur Verfügung. Darüber hinaus ist die Ausstattung dieser Gesellschaften mit SAP HR in Planung, um die Personaldaten noch effizienter weiterleiten zu können.

Alles in allem bietet das SAP BW beachtliche Nutzen-Aspekte für Cleanaway. Dazu gehören das automatisierte HR-Reporting und die hohe Performance der Berichte. Darüber hinaus bearbeiten die Anwender geänderte Anforderungen schnell und flexibel, profitieren von einem reduzierten Verwaltungsaufwand und generieren Berichte für die gesamte Organisation. Das Management erhält durch das neue Business Warehouse den Mehrwert, Informationen weitaus effektiver als zuvor zu nutzen, was wiederum sofortige Reaktionen und auch Kosteneinsparungen ermöglicht. Zudem ist die neue Lösung transparent und verlässlich, was sich in einem schnellen Erkennen von Chancen und Risiken auswirkt. Insgesamt gesehen zahlen sich die Benefits des SAP BW als Wettbewerbsvorteile für das Unternehmen aus.

In der nächsten Projektphase, die noch für 2006 geplant ist, werden zusätzliche Abfragen zu Personal-Abrechnungsdaten, die schon im SAP BW vorhanden sind, aufgebaut. Ein weiteres "To Do" ist ein webbasiertes Reporting für die Geschäftsführung. Und "last but not least" sind die durch den Wechsel von Cleanaway zum Sulo-Konzern entstanden neuen Anforderungen an das SAP BW zu bewältigen.
Zusatzinformation
Cleanaway und Sulo
Cleanaway ist ein Großunternehmen der Entsorgungs- und Recyclingbranche, mit 3.000 Mitarbeitern hierzulande und über 12.000 Beschäftigten weltweit. Es unterhält bundesweit 60 Tochter- und Beteilungsgesellschaften und ist in 14 weiteren Ländern tätig. Cleanaway betreut etwa 90.000 Kunden: Kommunen, Industrie- Gewerbe- und Privatkunden, Behörden sowie die Duales System Deutschland AG.

Mit der im April 2006 verkündeten Genehmigung des Kartellamtes ist Cleanaway Deutschland Teil der Sulo GmbH (Herford), die einen Umsatz von rund 1,2 Mrd. Euro erreicht und mehr als 8.000 Mitarbeiter beschäftigt. Mit dem Zusammenschluss wurde SULO nun zum zweitgrößten Entsorgungskonzern in Deutschland. In Europa rangiert er nun an fünfter Stelle seiner Branche.
Unternehmen, Behörden + Verbände: Ceanaway, Brambles, SAP, Treorbis
Autorenhinweis: Anne Horsten

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